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Studenti e didattica

Esami in modalità telematica

In considerazione dell’emergenza Covid-19, il Conservatorio di Trieste consente l’effettuazione a distanza degli esami di discipline teoriche e teorico-pratiche collettive della sessione estiva 2020 secondo le linee guida qui descritte.

 

Linee guida per lo svolgimento degli esami in modalità telematica - prot. 1915/C29

 

PREMESSA

In considerazione dell’attuale quadro normativo concernente all’Emergenza Covid-19, il Conservatorio di Trieste consente l’effettuazione a distanza degli esami di discipline teoriche e teorico-pratiche collettive della sessione estiva dell’anno accademico in corso.

I Dipartimenti interessati sono autonomi nel dettagliare ulteriormente le seguenti indicazioni fermo restando il rispetto delle avvertenze generali. Si rammenta che le modalità d’esame dovranno essere comunicate con congruo anticipo.

Gli esami svolti a distanza si configurano in ogni caso come un evento pubblico. Deve pertanto essere garantito il collegamento simultaneo dei candidati su un piano di parità mediante un sistema di videoconferenza. La piattaforma messa a disposizione è Microsoft Teams, che è conforme alla normativa sul trattamento dei dati.

La gestione delle sessioni d’esame e altre prove analoghe è a cura del Presidente della commissione.

Tutti i candidati devono essere invitati tramite un collegamento all’evento virtuale.

Per tutto la durata di svolgimento dell’esame deve essere possibile la visualizzazione degli esaminandi e il controllo della loro postazione da parte della Commissione; pertanto la partecipazione alla prova implica l’accettazione a farsi riprendere e, più in generale, la conoscenza e accettazione delle presenti indicazioni.

È vietata a chiunque la audio/videoregistrazione dell’esame, per intero o in parte, con strumenti di qualsiasi tipologia, e la diffusione dei relativi contenuti. Fermo restando il divieto, se la Commissione lo ritiene opportuno, può disabilitare la possibilità che uno studente registri l’esame cliccando sul tasto blu “Partecipanti” e selezionando nella finestra laterale l’opzione “Imposta come partecipante”.

Devono in ogni caso essere tutelate la sicurezza dei dati e delle informazioni riguardanti tutti i partecipanti, ai sensi della normativa vigente.

 

DOTAZIONI NECESSARIE PER GLI STUDENTI.

Connettività: è necessario essere dotati di un collegamento a internet di qualità adeguata.

Hardware: dispositivo tipo computer (preferibile) oppure tablet/smartphone, dotato di webcam, auricolari e microfono (integrati oppure esterni) compatibili con la piattaforma Microsoft Teams. Ove previsto per la specifica prova d’esame, dispositivo per l’ascolto di file audio (può essere lo stesso utilizzato per la videoconferenza).

In caso di prova scritta sono altresì necessari:

             dispositivo di stampa delle prove d’esame; in mancanza è possibile inserire testo e simboli sulla partitura ricevuta dalla Commissione d’esame e/o generare un fac-simile della scheda in cui inserire le risposte e gli ulteriori schemi richiesti al candidato;

             dispositivo per la scansione di documenti: in mancanza di uno scanner, è possibile acquisire l’immagine mediante uno smartphone o tablet. Il dispositivo può essere lo stesso utilizzato per la videoconferenza;

Software: piattaforma Microsoft Teams; per ottenere prestazioni migliori è consigliato installarla sul proprio dispositivo, anziché utilizzare l’applicazione via web; per l’installazione si rinvia alle indicazioni presenti nel sito del Conservatorio alla pagina: https://conts.it/did/didattica-a-distanza/.

In caso di prova scritta sono altresì necessari:

             software per scansionare l’immagine della prova (ove richiesto): si consiglia l’utilizzo di applicazioni native o gratuite (es Google Drive, Office Lens, Camscanner) in grado di acquisire un’immagine e trasformarla in PDF (si ricorda che esistono strumenti online per trasformare immagini in PDF);

             software per editare file PDF che consenta di inserire testo e simboli nei files ricevuti: si consiglia l’utilizzo di applicazioni native o gratuite (es.: LibreOffice).

Si consiglia agli studenti di verificare, prima dello svolgimento della prova, il corretto funzionamento di tutti i dispositivi e i software occorrenti. Si consiglia inoltre ai candidati di:

             predisporre una stanza nella quale effettueranno la prova, senza la presenza di altre persone e senza altri dispositivi, eccetto quelli previsti per la prova;

             posizionarsi preferibilmente con una parete alle spalle, o con sfocatura, per il rispetto della privacy;

             disporre la webcam in modo da essere ripresi testa e busto, regolando opportunamente la distanza;

             in connessione “abilitare il microfono” solo quando si deve intervenire nella discussione; “disabilitare il video in arrivo” in caso di prova collettiva per evitare “congelamenti” delle immagini (in questo modo solo la Commissione potrà visualizzare gli studenti);

             verificare la corrispondenza fra la propria casella mail in uso e quella comunicata al Conservatorio; verificare inoltre che la casella non sia piena (nel caso di prove d’esame da ricevere via mail).

 

ESAMI MEDIANTE TEAMS: PREPARAZIONE DELL’AMBIENTE.

Il Presidente della Commissione deve creare un Team selezionando il tipo “Classe”. Con questa modalità è possibile creare una stanza riservata alla Commissione e invitare gli studenti iscritti all’esame.

Nella pagina del Team creata, aggiungere un canale che corrisponderà ad un appello. È possibile inviare una mail cumulativa agli studenti comunicando il collegamento con il quale potranno partecipare all’appello accedendo a Teams. Sarà possibile personalizzare la comunicazione con le indicazione sulla data e gli orari di svolgimento dell’appello e le relative istruzioni (si consiglia di inviare allo studente il link all’informativa pubblicata sul sito). Nel testo della mail sarà opportuno riportare la seguente informazione: “Si comunica che il collegamento alla videoconferenza ai fini dell’esecuzione dell’esame comporta l’accettazione delle modalità per lo svolgimento della prova a distanza.”

È possibile aggiungere membri docenti al Team in qualità di commissari. Si consiglia di creare un canale privato cui aggiungere i commissari (in questo caso non è possibile inviare il collegamento al canale per mail).

È possibile creare più canali corrispondenti a sotto-stanze virtuali dell’appello cui far partecipare gruppi di studenti.

 

ESAMI: INDICAZIONI OPERATIVE PER TUTTE LE PROVE.

Nella pagina del Team, sezione Post, il Presidente della commissione avvia una videoconferenza cliccando sul pulsante telecamera nella barra in basso.

Per accedere all’esame ciascun candidato deve utilizzare la piattaforma Microsoft Teams e connettersi tramite un link di invito ricevuto via mail in precedenza. Si raccomanda ai candidati di connettersi almeno 10 minuti prima dell’inizio della prova.

Per avviare la prova si chiede agli studenti di attivare microfono e videocamera. Prima di iniziare è necessario accettare la partecipazione degli studenti e dei commissari: questo dà modo di verificare la partecipazione dei candidati confrontandola con la lista degli iscritti.

La Commissione effettua l’appello e la verifica dell’identità dei candidati connessi. Tutti gli studenti devono essere visualizzabili. I candidati devono essere identificati visivamente, per conoscenza diretta da parte di un commissario o su esibizione del documento di identità. Alla fine delle procedure di identificazione è opportuno rammentare ai candidati le modalità di svolgimento dell’esame.

Per tutta la durata dell’esame i candidati presenti devono rimanere connessi con la webcam accesa e non possono assentarsi dalla postazione o rendersi invisibili senza avere ottenuto preventivo consenso dalla Commissione.

I candidati non sono autorizzati a condividere la loro prova con qualsiasi altra persona, per via diretta o telematica, né a tenere aperte ulteriori connessioni diverse da quella relativa all’esame, né a utilizzare ulteriori dispositivi per qualsiasi scopo. In particolare l’utilizzo di tablet o smartphone ulteriori rispetto al dispositivo utilizzato per lo svolgimento dell’esame, è autorizzato solo al termine della prova, al solo fine di effettuare l’eventuale scansione degli elaborati da inviare alla Commissione d’esame.

Durante lo svolgimento dell’esame è possibile da parte dei Commissari:

(a) attivare/disattivare microfono dei partecipanti (solo il partecipante può riattivarlo);

(b) invitare i partecipanti a disabilitare il video in arrivo (ai fini di riservatezza): in tal caso solo i commissari vedranno i partecipanti;

(c) aprire una finestra laterale di conversazione tramite chat per comunicazioni riservate con gli studenti.

In caso di interruzione o abbandono non autorizzato della connessione, l’esame non sarà convalidato. Lo studente che intenda ritirarsi a prova iniziata è invitato a comunicarlo al Presidente della Commissione, direttamente o tramite mail.

 

ESAMI ORALI.

Durante lo svolgimento del colloquio i componenti della Commissione devono essere presenti a distanza, ferma restando la presenza in sede di almeno un componente.

Alla conclusione dell’esame i Commissari possono lasciare in sospeso l’aula virtuale e accedere a quella della commissione per le relative decisioni. Terminata la riunione con la Commissione, si riprende la riunione con gli studenti.

 

ESAMI SCRITTI.

Per l’assistenza e la sorveglianza relativa alle prove scritte i componenti possono alternarsi, ferma restando la presenza in sede di almeno un componente.

La sorveglianza viene effettuata mediante la piattaforma Teams. In caso di un numero di candidati superiore alla visualizzazione contemporanea consentita dalla piattaforma, è possibile informare gli studenti che potranno essere visualizzati senza preavviso mediante le opzioni consentite dalla piattaforma: mediante l’opzione di “blocco”; si possono visualizzare a piacere gruppi di studenti senza che essi sappiano chi è visualizzato (motivo per cui gli studenti vanno avvisati preventivamente). È inoltre possibile la verifica delle disposizioni impartite dalla Commissione, mediante visualizzazione tramite webcam con la collaborazione dello studente.

Dopo la verifica dei candidati presenti, il materiale per sostenere la prova è inviato dal Presidente della commissione all’indirizzo mail di ciascun candidato presente. Il materiale è composto dai file relativi alle specifiche prove con eventuali istruzioni. In caso di numerosità dei candidati possono essere assegnate prove diverse a gruppi di candidati; in tal caso al materiale è attribuito un codice alfanumerico che consente di assicurare la corrispondenza tra le prove consegnate e ciascun candidato. Dopo che le prove d’esame sono state rese note, eventuali studenti ritardatari non possono essere ammessi alla prova.

Lo svolgimento dell’esame prevede l’esecuzione di una o più prove scritte e, al termine, la consegna dei relativi elaborati per via telematica. Su ciascun foglio utilizzato il candidato deve riportare il proprio nome e cognome.

Qualora disponga di una stampante, il candidato stampa il materiale ricevuto. Successivamente svolge la prova seguendo le indicazioni presenti nelle schede. Al termine del proprio lavoro, e comunque entro l’orario di conclusione della prova, il candidato effettua la scansione delle schede e delle singole pagine di partitura sulle quali ha effettuato analisi, avendo cura che la scansione risulti completa, ben definita e leggibile.

Qualora NON disponga di una stampante, per svolgere la prova il candidato deve utilizzare dispositivi e software che consentano di inserire testo e simboli direttamente nei files ricevuti. Il candidato ha comunque facoltà di salvare il file (o di esportarne il contenuto) in altro formato, per poterlo editare a fini di analisi. Successivamente svolge la prova seguendo le indicazioni fornite. Al termine del proprio lavoro, e comunque entro l’orario di termine della prova, il candidato effettua il salvataggio definitivo dei files sui quali ha realizzato il proprio elaborato.

Allo scadere del tempo previsto per la prova i candidati inviano i loro elaborati. Si raccomanda ai candidati di acquisire o convertire i singoli files in formato PDF (preferibile) o JPG prima di inviarli. A ciascun file dovrà essere assegnato un nome contenente il nominativo del candidato seguito dal tipo di contenuto. Ad esempio: “cognome.nome–descrizioneprova.pdf”. Si consiglia di NON utilizzare lettere o caratteri speciali o accentati.

Per consegnare alla Commissione i propri elaborati il candidato deve accedere alla propria area riservata, utilizzando le credenziali fornite dal Conservatorio, ed entrare nella sezione relativa all’Iscrizione agli esami. In corrispondenza al nome dell’esame vi è un pulsante di accesso alla pagina di caricamento delle prove. Questa funzionalità è attiva solo nell’arco temporale previsto per lo specifico esame. I file vanno caricati uno per volta.

L’operazione di caricamento file va effettuata entro l’orario massimo di consegna della prova. Il mancato caricamento nei tempi previsti è considerato come ritiro dall’esame. Il sistema memorizza la data e l’orario di caricamento degli elaborati, i quali sono resi disponibili esclusivamente alla Commissione d’esame. Vanno caricati solamente i files contenenti gli elaborati prodotti dal candidato. Esclusivamente nei casi in cui riscontrino problemi di caricamento, i candidati potranno inviare via mail al Presidente della Commissione – informandolo - gli elaborati dal proprio indirizzo personale.

La Commissione verifica che i documenti relativi allo svolgimento della prova siano correttamente caricati. Gli studenti sono invitati a rimanere collegati fino alla conclusione della prova da parte di tutti i partecipanti.

Nel caso in cui il candidato utilizzi un tablet o smartphone per l’invio della prova, in precedenza il dispositivo va tenuto accanto ai fogli a faccia in giù con la suoneria silenziata.

 

COMPOSIZIONI, TESINE E ALTRI ELABORATI SCRITTI SVOLTI IN FORMA AUTONOMA.

Qualora l’esame consista nella presentazione da parte dei candidati di lavori (compositivi, analitici, ecc …) svolti autonomamente su traccia concordata o assegnata dal docente di riferimento o dalla Commissione, non vi è l’esigenza della sorveglianza. Si applicano pertanto le indicazioni del punto precedente, relativo agli esami scritti, limitatamente all’assegnazione iniziale della traccia d’esame, ove prevista, e alla consegna alla Commissione dell’elaborato realizzato dallo studente.

 

VALUTAZIONE DELL’ESAME.

Al termine delle operazioni di verifica e valutazione degli elaborati la Commissione comunicherà l’esito degli esami alla Segreteria didattica che, a sua volta, provvederà all’inserimento delle votazioni positive a sistema. L’esito dell’esame sarà reso noto a ciascuno studente mediante pubblicazione del voto nell’area riservata. Il sistema invierà automaticamente una mail di notifica allo studente. Lo studente avrà facoltà di accettare o meno la votazione conseguita entro sette giorni dalla pubblicazione del voto, con opzione da esercitare nell’area riservata In caso di mancata opzione la votazione si intende rifiutata. In caso di esito negativo dell’esame lo studente sarà informato dalla Segreteria didattica via email.

 

NORME DI COMPORTAMENTO DURANTE L’ESAME.

L’esame potrà essere annullato nel caso in cui uno studente sia sorpreso in modo evidente a copiare, non svolga l’esame in modo autonomo, o ricorra a fonti non autorizzate per l’esecuzione della prova.

L’esame sarà annullato nel caso in cui uno studente abbandoni, senza autorizzazione, la sua postazione prima del termine indicato e nel caso in cui si accerta che uno studente utilizza dispositivi non consentiti.

 

SITUAZIONI PARTICOLARI.

I candidati che riscontrino problemi nel corso della prova sono invitati a informarne immediatamente la Commissione. In caso di difficoltà tecniche di collegamento tramite la piattaforma utilizzata, l’identificazione e la continuità della visione dell’immagine del candidato può essere assicurata anche tramite altri strumenti quali la videochiamata telefonica previa comunicazione preventiva al candidato e comunque nei casi in cui l’esame può continuare secondo le modalità previste.

In caso di impossibilità nel ripristinare qualsiasi tipo di collegamento con il candidato, anche con altri strumenti, lo studente sarà considerato assente.

 

AVVERTENZE.

Nell’adottare una modalità a distanza per lo svolgimento degli esami scritti, si confida nei valori di integrità personale e di onestà intellettuale degli studenti, ricordando che si richiede un comportamento corretto durante lo svolgimento delle prove d’esame e che il mancato rispetto delle prescrizioni prevede l’annullamento della prova.

Per quanto non previsto dalle presenti indicazioni si fa riferimento alle consuete modalità di svolgimento degli esami.

Sono tutelate la sicurezza dei dati e delle informazioni riguardanti tutti i partecipanti, ai sensi della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali.